تنطلق عملية الرقابة عبر مراحل رئيسية متتالية:
هي المرحلة الأولى من مراحل عملية الرقابة، وفيها يتم تحديد المعايير الرقابية المناسبة. ويقصد بالمعيار الرقابي رقمًا أو مقياسًا محددًا أو مستوى للأداء تستخدمه المنظمة لقياس النتائج المحققة. وقد يكون هذا المعيار في شكل كمي أو وصفي، ويحدد مسبقًا في خطة المنظمة مثل: كمية الإنتاج، حجم المبيعات، جودة الإنتاج، مستوى أداء الموظفين.
وهي المرحلة الثانية من مراحل عملية الرقابة، وفيها يتم قياس الأداء الفعلي أي الأداء المنجز من طرف المنظمة، مثل: قياس كمية الإنتاج المنجزة، حجم المبيعات، عدد الغيابات.
وهي مرحلة تلي مرحلة قياس الأداء، وفيها تتم مقارنة الأداء المنجز فعليًا مع المعايير الرقابية المحددة مسبقًا. وهنا يمكن أن نصادف ثلاث حالات:
وهي المرحلة الأخيرة من مراحل عملية الرقابة، وفيها يتم تحليل أسباب وجود الانحرافات سواء كانت موجبة أو سالبة، لاتخاذ القرار المناسب لكل حالة.
حتى تكون عملية الرقابة فعالة على كل المستويات يجب أن تتصف بالخصائص التالية:
يمكن التمييز بين الأنواع التالية للرقابة:
يتم هذا النوع من الرقابة قبل الشروع في إنجاز أي نشاط يتعلق بالمؤسسة، والغرض من ذلك هو العمل على تفادي وقوع المشاكل والمعرقلات قبل حدوثها.
هذا النوع من الرقابة يتم أثناء مرحلة التنفيذ، أي أثناء إنجاز مختلف أنشطة المؤسسة، والهدف من وراء ذلك هو متابعة حسن التنفيذ للأنشطة والقيام بالإجراءات التصحيحية في وقتها المناسب في حالة حدوث أي خلل.
يقوم بهذا النوع من الرقابة بعد الانتهاء من مرحلة التنفيذ، ويتم ذلك عن طريق جمع المعلومات التي تتعلق بالأداء الفعلي لمختلف أنشطة المؤسسة ومقارنتها بما كان مخططًا له، والهدف من ذلك هو التأكد من حسن سير الأداء.
إن أساليب الرقابة متعددة، وهي تختلف باختلاف طبيعة النشاط وأهميته داخل المؤسسة. وتنقسم هذه الأساليب إلى الرقابة التقليدية والرقابة المتخصصة، وفي هذا المجال سنتطرق فقط إلى الرقابة التقليدية بشيء من التفصيل.
تتضمن الرقابة التقليدية العناصر التالية:
✔ الملاحظة الشخصية
للملاحظة الشخصية أهمية بالغة في عملية الرقابة لا يمكن تجاهلها، وهي تتم من طرف المشرفين المباشرين.
✔ التقارير
حتى تكون التقارير أكثر فعالية يجب أن تكتب بدقة ووضوح، ويقوم بكتابتها موظفون متخصصون في الرقابة.
✔ الميزانية التقديرية
الميزانية التقديرية هي تعبير رقمي أو كمي عن الأهداف والنتائج المتوقعة للمؤسسة. وبهذه الصفة فإنها تعتبر من بين الأدوات كثيرة الاستعمال في عمليات الرقابة، حيث تتم عملية الرقابة عن طريق المقارنة بين ما تم إنجازه وبين ما هو مسجل في الميزانية التقديرية.
✔ نقطة التعادل
تعبر نقطة التعادل عن حجم المبيعات الذي تكون عنده الإيرادات الكلية مساوية للتكاليف الكلية. فعند مستوى أقل من حجم المبيعات تحقق المؤسسة خسارة، وعند مستوى أكبر من حجم المبيعات تحقق المؤسسة ربحًا، ومن هنا تظهر أهمية نقطة التعادل كأداة فعالة في عملية الرقابة.
✔ النسب المالية
تستخدم النسب المالية في قياس الأداء والمراقبة في المؤسسة، ومن أهم هذه النسب: النسب الهيكلية، نسب السيولة، نسب النشاط، نسب المرودية.
يقصد بالرقابة المتخصصة تلك الرقابة التي تعتمد في أساليبها على استخدام طرق (بحوث العمليات)، مثل طريقة بيرت (PERT).